시간을 아껴주는 보고의 정석

첫째, 보고는 윗사람이 상황을 묻기 전에 먼저 하는게 상책이다.

둘째, 보고는 자주 할수록 좋다. 통상 세 번 정도 보고를 한다. 먼저 상사가 지시하면 다 듣고 나서 내가 이해한 내용이 맞는지 확인한다. 그리고 상사가 지시한 내용으로 아웃라인을 작성해 방향을 물어본다. 궁금한게 있으면 수시로 찾아가 물어본다. 상사는 귀찮아 하면서도 보고내용에 익숙해지고 깊숙히 개입하게 된다.

셋째, 기한을 넘기지 않는다. 보고시한을 넘기지 않는 방법에는 두 가지가 있다. 하나는 얼추 하나를 만들어놓고 여차하면 그걸 제출하는 것이고, 다른 하나는 마감 하루 전날 배수진을 치고 올인하는 것이다.

넷째, 보고하는 형식도 중요하다. 사안의 중요도와 시급성에 따라 보고 형식을 달리해야 한다.

다섯째, 보고에서 내용 누락은 때로 치명적인 결과를 가져온다. 중요한 사안이 아니라고 판단하거나 상사가 알고 있을 거라 생각해 보고하지 않는 경우에 문제가 발생한다. 상사를 건너뛰면 자신을 무시했다는 생각을 하게된다.

여섯째, 좋지 않은 내용일수록 보고해야 한다. 안 좋은 내용일수록 솔직히 빨리 보고해 손해를 최소화하는 부하직원을 상사는 신뢰한다.

일곱째, 보고는 상사의 질문에 답하는 것이다. 보고는 자신이 아는 것을 말하는 것이 아니라, 상사가 알고 싶어 하는 것을 말해주는 자리다. 따라서 보고하러 들어갈 때는 자신이 할 말을 준비하는 것과 함께 상사가 무엇을 궁금해할지 미리 생각해야 한다.

여덟째, 보고는 짧을수록 좋다. 장황하게 늘어놓지 말고 두괄식으로 짧게 보고해야 한다. 상사가 인내심을 갖고 들어줄 시간은 길어봐야 3분이다.

아홉째, 보고할 때 표정도 염두에 둬야 한다. 상사는 표정에 더 주목하고 있다. 보고하는 내용에 대해 얼마나 확신이 있는지, 그에 대한 열정은 얼마나 큰 지 표정을 보며 판단한다.

열째, 신뢰관계 구축이 중요하다. 사람이 마음에 들면 보고 내용도 마음에 들게 마련이다. 평소에 신뢰를 쌓아야 한다. 내용보다 사람이 먼저이기 때문이다.

출처 : 강원국의 어른답게 말합니다.